ICM アイシーエムジャパン株式会社　電話対応サービス・コールセンター

電話代行、といえばひとりでご商売を始めた社長が、外出の際に電話番として利用するもの。そんなイメージが多いと思います。
実際に小規模企業でのご利用が多いのは事実ですが、最近は様々なニーズでご利用されるお客さまが増えています。

昨年、マンションを借りて仕事を始めたばかり。
おかげ様で営業の仕事が忙しく、外出がちだったので女性の事務社員を雇った。

その社員は突然休むことも多く、また食事で外出すると、大切な電話に出られないことも。
「申し訳ないが、食事は社内で取って欲しい」という話で一度は解決したが、昼休み時間の電話も多く、「ゆっくりと食事も取れない」と苦情を漏らし、遂に辞めてしまった。
再びの募集活動で本業に集中できず、これはまずいと思い、ICMジャパンに依頼することにした。

これまでは、同時に複数の電話が鳴ることもあり、女性の社員一人では電話に出られないこともあったが、電話代行サービスですっかり解消。お客さまからも好評で、今のところ業務への支障は感じない。
結果、事務社員は採用せずに済み、人件費を大幅に削減でき助かっている。

なによりも、大切なお客さまからの電話を漏れなく受けられ、丁寧に対応してくれるのが嬉しい。
また携帯メールに転送してくれるので、外出するときも安心していられる。 このメリットは非常に大きいと実感している。

土日祝日が定休日。しかし、土曜日でも問合せの電話がひんぱんにかかってくる。 取引先からも苦情があり、解決策を社内で検討した。当初、メッセージを流すという案もあったが、電話代行をする会社があることをネットで知り、ICMジャパンに依頼してみることにした。

たいていの場合、資料請求や商品の価格についての問合せ。
緊急性が高いわけではなく、通常の電話応対をしてもらっている。
しかし「土曜に電話したら、とても感じの良いスタッフの方が丁寧に対応してくれた。ありがとう！」というお客さまの反響が。

正直、電話代行サービスがここまでやってくれるとは思わず驚いている。もっと早く知っていればよかったと少し後悔。
今後は通販も手掛けていく予定なので、コールセンター業務のアウトソースも相談してみたいと考えている。

自宅を事務所にして、保険代理店の仕事を始めた。
しかし、夜でも電話が鳴るため、家族から不満が続出。

特に受験を控えた子供のことを考えると「何とかしたほうがいいな」とは思っていた。
また自宅が郊外のため、名刺に刷り込んだ住所を見たお客さまの反応は「この会社で大丈夫かな？」と不安気な表情。
外出している際は携帯電話に転送していたが、商談中で出られないことも多く、お客様からもクレームが増えてきた。

無駄なコストは削りたいが、思い切って電話代行会社をネットで探し、ICMジャパンに依頼することにした。

自宅を事務所として使っていれば経費がかからないため、事務所を外に借りるのは想定していなかった。ICMジャパンに相談したところ、所在地（千代田区麹町）、電話番号、FAX番号を低価格でレンタルできると知りすぐ依頼。

電話代行は当初不安で頼む気がしなかったが、お試しで利用したところお客様からも好評。ICMジャパンはオペレータの電話応対をすべて「通話録音」しており、後で会話内容を全て聞くことができ安心している。千代田区麹町のレンタル住所のせいか、お客さまの信頼も厚くなり、売上はこんなご時世にもかかわらず伸びている。

電話を受けるためだけに人を採用するほどではない。しかし、社員全員が外出することもたまにある。
留守番電話なども考えてみたが、友人から紹介されてICMジャパンを利用することに。

これまでは、電話のことを考えて外出を控えていたこともあった。 しかし、商機を逃すこともあり、そのストレスから開放されたことが一番大きい。 オペレータが実に当社のことをよく把握しており、緊急の際は、携帯にメールや直接電話をくれる。

また応対した用件を毎日FAXで送信してくれるのでとても助かっている。このサービスがわずか数万円で利用できるのなら、利用しないのは正直言って「損」だと思った。

毎年恒例の社員旅行。全員が楽しみにしているので留守番を置くわけにも行かない。
電話代行サービスもあるが、1日だけのスポット利用は当然断られると思いながらICMジャパンに電話。
「もちろん承ります」、との返事に即決でお願いした。

一年に一回だけなのに心よく受けてくれるのがありがたい。オペレータの応対も全く心配することなく旅行ができた。
海外でもどこでも緊急時には連絡先に連絡してくれるので安心できます。
今後は部署全員が行なわれる社員研修時もスポットで利用してみたい。

最近、不景気のせいもあり、セールス電話が多いときで1日30～50件ほどかかってくる。
社員は全員デザイナーのため、電話で業務が中断され、集中力が途切れてしまうなど見えない損失が多い。
かといって電話番をするだけのスタッフを雇う余裕もなく困っていたところICMジャパンを紹介された。

快適のひと言に尽きる。
電話の鳴らないオフィスも物寂しい感じはするが、集中度が増し、業務効率が 確実に向上している。

良く考えればセールス電話1件の対応に3分。
50件で150分＝2時間半もの貴重な労働時間が奪われていた計算。
早めに導入して良かったと思う。

お客さま向けの内線と外向けの代表電話を使い分け、かつ断る相手のリストを作成するなど、導入には若干時間もかかったが、ICMジャパンが丁寧に対応してくれ、比較的スムーズに運用できている。

【解説】
応対後転送サービスは、「内線感覚」と同じシステムだとお考えください。 相手からの電話を当社オペレータが「貴社の社員として応対」、貴社の指示に従って貴社に取り次ぐか、当社オペレータが対応するかの応対業務です。 当社オペレータが貴社に発信人の名前を紹介後、都合が悪い場合はオペレータが断ることもできます。